Estructura de una factura

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Cuando se trata de asignar números de factura, puede parecer que la vida no es tan sencilla. Esto es especialmente cierto si tiene varios clientes: ¿tiene un sistema de numeración de facturas distinto para cada cliente?

Nuestros consejos sobre cómo asignar números de factura le harán la vida mucho más fácil a la hora de hacer un seguimiento de todas sus facturas, independientemente de lo pequeña o grande que sea su empresa. Además, si tiene que hacer una auditoría fiscal, es imprescindible facturar correctamente: así que consulte nuestros consejos para asegurarse de que no se le escape nada.

Un número de factura es un número único que se asigna a cada factura.  Este número es uno de los elementos más importantes de cada factura. Su función es identificar las transacciones, por lo que debe ser único. El número de factura puede contener sólo números o letras y números. Puede contener la fecha de emisión, el nombre del proyecto o la tarea.

En palabras más sencillas, una factura es un documento emitido por un vendedor a un comprador que especifica el importe y los costes de los servicios o productos proporcionados por el vendedor. Para saber más, consulte qué es una factura y cómo crear una buena factura para que le paguen más rápido.

Levantar una factura

Este elemento es necesario si la fecha del punto del impuesto sobre el valor añadido es diferente de la fecha de emisión de la factura.

Este elemento se utiliza tanto para la identificación del vendedor como para el identificador único de referencia bancaria del vendedor (asignado por el banco del vendedor). Para la identificación del vendedor utilice la lista de códigos ICD, para la referencia bancaria acreedora asignada por la SEPA, utilice la SEPA.

Este elemento se utiliza tanto para la identificación del beneficiario como para el identificador único de referencia bancaria del beneficiario (asignado por el banco del beneficiario).

Se utilizarán los valores de códigos alfanuméricos de 2 caracteres de la Recomendación 21 de la CEPE. Para evitar la duplicación con los valores de código existentes en la Recomendación nº 20 de la CEPE, cada valor de código de la Recomendación nº 21 de la CEPE irá precedido de una «X», lo que dará lugar a un código de 3 caracteres alfanuméricos cuando se utilice como unidad de medida.

La unidad de medida que se aplica a la cantidad base del precio del artículo, debe ser la misma que el código de unidad de la cantidad facturada/acreditada. Los códigos de unidad de embalaje de la Recomendación nº 21 de la CEPE pueden utilizarse de acuerdo con las descripciones de la sección «Introducción» de la Recomendación nº 20 de la CEPE, Revisión 11 (2015):

Cómo hacer una factura personal

La factura debe hablar en nombre del cliente y del trabajo que has hecho para él. Si el cliente no puede identificar al instante lo que se le está cobrando, es muy probable que tu factura acabe en el montón de «repartidos».

¿Cuántas veces has recibido una factura o un recibo con un aspecto desordenado, con un mal diseño y con información dispersa por todas partes? Bueno, nosotros las hemos recibido con demasiada frecuencia. Algunas de las facturas que recibimos son tan poco claras que, literalmente, tenemos que estrujarnos el cerebro para entender lo que nos están cobrando.

El aspecto y el lenguaje de tus facturas deben estar en consonancia con el resto de tu marca y el mensaje que quieres transmitir. Debe coincidir con el diseño de tu tarjeta de visita, el membrete, el eslogan e incluso los colores de tu sitio web. Aunque la estructura de las facturas depende del sector, hay algunos elementos y reglas generales que deben seguirse. Para recordarlo más fácilmente, puede dividir la factura en 6 secciones diferentes:

Incluya siempre su logotipo. Utilizar el logotipo en tus facturas no sólo hará que la factura parezca más profesional, sino que hará que tu marca sea más reconocible. Un vistazo a la misma y el cliente sabrá al instante quién está al otro lado, incluso podrá adivinar lo que se le está cobrando si hace negocios con usted de forma habitual.

Cómo redactar un recibo de factura

Una vez que haya enviado la factura, tendrá que esperar normalmente hasta 30 días para que le paguen. Y si no te pagan, tendrás que perseguir el pago. Si el cliente o la agencia se niega a pagar, hay que seguir el proceso correcto de pago de facturas atrasadas para cobrar las deudas y el dinero que se le debe.

Aunque le hemos proporcionado plantillas en Word y Excel a continuación, el sistema de contabilidad que utilice debería hacer todo esto automáticamente por usted. Se acabaron los días en los que había que utilizar hojas de cálculo o escribir las facturas en Word.

La mayoría de los contratistas eligen una empresa de contabilidad especializada en el sector de la contratación; consulte nuestros 10 consejos para elegir un contable. El contable que elijas podrá guiarte a través de nuestros 10 sencillos pasos para crear tu empresa y empezar a trabajar. Uno de estos pasos será configurar sus cuentas en línea utilizando uno de los sistemas populares basados en la nube como FreeAgent o Xero.

Si acaba de empezar y aún no ha elegido a su contable, considere a nuestro socio contable elegido, que recomendamos para proporcionar servicios de contabilidad especializados para contratistas y pequeñas empresas.

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